Mit dem Beginn des Jahres 2025 ist das vierte Bürokratieentlastungsgesetz in Kraft getreten. Das Gesetz zielt darauf ab, den bürokratischen Aufwand von Unternehmen zu verringern. Dazu wurde unter anderem die bislang vorgeschriebene Schriftform für Mietverträge mit fester Laufzeit von mehr als einem Jahr durch die nun vorgeschriebene Textform ersetzt. Wird gegen die Textform verstoßen, hat dies die gleichen Folgen, wie bislang der Verstoß gegen die Schriftform. Der Vertrag gilt dann als „auf unbestimmte Zeit“ abgeschlossen und kann – ungeachtet der vereinbarten Laufzeit – mit gesetzlicher Frist gekündigt werden. Bei Verträgen über Geschäftsräume gilt dazu in der Regel eine Frist von sechs Monaten zum Quartalsende.
Was bedeutet die Änderung für die Praxis? Im Gegensatz zur bislang geltenden Schriftform verlangt die nun erforderliche Textform keine eigenhändig unterzeichnete Vertragsurkunde mehr, in der alle wesentlichen Regelungen des Vertrages enthalten sind. Stattdessen genügen nun lesbare Erklärungen auf einem dauerhaften Datenträger, welche die Verfasser und die wesentlichen Vertragsinhalte enthalten, etwa eine E-Mail-Konversation der Vertragsparteien oder eine zwischen Ihnen per E-Mail ausgetauschte PDF-Datei des Mietvertrages. Möglich wird so auch der Abschluss langfristiger Mietverträge durch einfache elektronische Unterzeichnung. Bislang war eine qualifizierte elektronische Unterzeichnung erforderlich, also eine Signatur, die durch eine staatlich dazu bestimmte Stelle verifiziert wird.
Es liegt auf der Hand, dass der Wegfall der Papierurkunden zu einer erheblichen Erleichterung und Beschleunigung beim Vertragsabschluss und bei der Vertragsänderung führt. Allerdings empfiehlt es sich auch weiterhin, an der Einheitlichkeit einer Mietvertragsurkunde festzuhalten. Auch weiterhin sollten also alle wesentlichen Vertragsinhalte in einem Dokument geregelt sein und in Vertragsanlagen und Nachträgen sollte Bezug auf einander genommen werden. Dies dient neben der sicheren Einhaltung der Textform dem Vertragsmanagement. Einheitliche Vertragsdokumente lassen sich im Alltag besser handhaben als eine Vielzahl von Erklärungen, Plänen und sonstigen Dokumenten. Nicht zuletzt sollte es auch der leichteren Verkäuflichkeit einer Immobilie dienen, wenn gut strukturierte und übersichtliche Mietvertragsdokumente vorgelegt werden können.